Perguntas Frequentes

Os repositórios institucionais são sistemas online que guardam e organizam produções científicas, como artigos e pesquisas, de forma gratuita e acessível. Eles permitem que universidades e centros de pesquisa mantenham seus materiais por muito tempo, garantindo preservação e fácil acesso. Além de reduzir os custos com publicações, esses repositórios aumentam a visibilidade do trabalho científico e facilitam o compartilhamento de conhecimento com outras instituições e com toda a sociedade. Assim, funcionam como um meio alternativo e aberto de comunicação científica.

O Repositório Institucional do IFMS (RI-IFMS), foi criado através Resolução COSUP/IFMS nº 21, de 25 de maio de 2023, é uma base de dados online que reúne a produção técnico-científica da instituição, armazenada em formato digital, permitindo a busca e a recuperação da informação.

Promover a instituição em âmbito nacional e internacional, por meio do acesso aberto, da disseminação, da preservação, da valorização e do reconhecimento de sua produção científica, acadêmica, artística, técnica e administrativa, bem como prover à sociedade o acesso ao conhecimento resultante das ações realizadas pelo IFMS.

1) organizar e disponibilizar a produção técnico-científica do IFMS;

2) aumentar a visibilidade em acesso aberto à pesquisa técnica e científica do IFMS;

3) contribuir para o acesso livre às informações produzidas no âmbito da instituição voltadas as atividades de ensino, pesquisa e extensão;

4) contribuir para o aumento do prestígio da instituição e de seus pesquisadores;

5) oferecer insumo para avaliação e monitoramento da produção científica;

6) preservar os documentos produzidos nas pesquisas e considerados relevantes à Administração Pública Federal e ao IFMS;

A Pró-Reitoria de Ensino (Proen) é a responsável pelo Repositório Institucional, e sua gestão é realizada por um Comitê Gestor Permanente nomeado por portaria pelo(a) reitor(a) composto por representantes das Pró-reitorias de Ensino (Proen); Pesquisa, Inovação e Pós-Graduação (Propi); Extensão (Proex); Centro de Referência em Tecnologias Educacionais e Educação à Distância (CREaD); Diretoria de Tecnologia da Informação (Dirti); Bibliotecários(as) presidentes da Comissão Permanente de Desenvolvimento de Coleção (CPDCB), em representação aos campi e Coordenação de Gestão de Bibliotecas (Cogeb).

O conteúdo do RI-IFMS está organizado em uma estrutura hierárquica composta por seis (6) Comunidades principais, e suas subcomunidades e coleções de itens (documentos).

Qualquer pessoa com acesso à Internet pode consultar e realizar o download dos documentos que estiverem disponibilizados no RI-IFMS, exceto itens restritos que precisam de autorização do(a) autor(a).

Podem ser publicados no RI-IFMS a produção técnico-científica constituída de resultados de pesquisas consolidadas disponíveis em veículos de comunicação científica, e as que são provenientes das atividades de ensino, pesquisa e extensão no âmbito do IFMS como: artigos publicados em periódicos científicos; monografias, dissertações e teses; livros e capítulos de livros; trabalhos apresentados em eventos científicos; trabalhos de conclusão de cursos (TCC); relatórios técnicos; anais de eventos institucionais consolidados; e produtos educacionais.

Apenas a comunidade interna da Instituição com vinculo ativo no IFMS (estudantes, pesquisadores, servidores docentes e técnicos-administrativos).

Em caso de dúvidas, você pode entrar em contato com o Comitê Gestor do RI-IFMS através do e-mail repositorio@ifms.edu.br, ou ainda, com a Coordenação de Gestão de Bibliotecas cogeb@ifms.edu.br. Você também pode tirar suas dúvidas com o/a Bibliotecário(a) do seu Campus.

Não. Mas se possui vinculo ativo com o IFMS e deseja publicar seu trabalho no RI-IFMS, você deverá seguir as orientações disponíveis na página inicial do Repositório na guia Sobre o RI-IFMS > Como Depositar.

O RI-IFMS utiliza a integração centralizada via LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) permitindo realizar o login com o usuário/senha da rede IFMS desde que o usuário esteja com vínculo 'ATIVO' e/ou 'EM CURSO' na instituição e conforme a categoria de acesso:

Servidor >>> Login: n° SIAPE / Senha: SUAP

Estudante >>> Login: CPF (sem pontos ou traço) / Senha: 6 primeiros dígitos do CPF + um ponto (.) e as iniciais do nome em maiúscula (sem da/de/do) Ex. 123456.AGS (Ana Gabriela da Silva)

ATENÇÃO: Caso você não consiga efetuar o login, tente revalidar ou alterar a senha de acesso seguindo as orientações de (como faço para alterar/recuperar minha senha), ou procure o SERTi do seu campus para auxilio.

A revalidação do acesso ou (troca de senha) deve ser realizada somente dentro da Rede do IFMS por meio do Portal de Troca de Senha: https://trocasenha.ifms.edu.br/ seguindo o passo a passo a seguir:

ATENÇÃO: caso você siga os procedimentos e mesmo assim não consegue efetuar o login, procure o SERTi do seu campus ou a Cerel (se estudante) para verificar sua situação no sistema acadêmico.

O acesso à conta no RI-IFMS é mantido enquanto houver o vínculo 'Ativo' se servidor ou 'Em curso' se estudante com a instituição.

O depósito/submissão de documentos no Repositório Institucional é simples, e pode ser realizado seguindo os 5 passos abaixo:

Ao finalizar a submissão, aparecerá a mensagem Submissão depositada com sucesso no canto superior direito da tela, a página será direcionada para suas submissões.

Sim, o depósito de documentos no RI pode ser feito de duas formas:

- Autoarquivamento: cada usuário insere seu trabalho, desde que, atendidas todas as normativas para a elaboração do documento.

- Depósito mediado: é realizado pela unidade de informação ou departamento que recebeu os trabalhos.

Para realizar o depósito do trabalho você deve seguir as orientações contidas na página inicial do Repositório na guia Sobre o RI-IFMS > Como depositar.

Os formulários possuem campos obrigatórios e opcionais e podem variar dependendo do tipo de documento a ser submetido. Alguns campos possuem opções de escolha pré-definidas, devendo ser selecionada pelo usuário.

Para títulos e nomes, utilize apenas as iniciais maiúsculas e as demais letras minúsculas (exceto em caso de siglas).

- Título: Como depositar trabalhos no repositório institucional

- Autor: Santos, José Alves dos

Os trabalhos são depositados em comunidades e coleções especificas por tipologias, caso precise de acesso a alguma coleção que não esteja disponível em seu perfil, você deverá solicitar por meio do formulário: https://forms.gle/liberacaodeacessori utilizando seu e-mail institucional para acesso.

Preencha as informações solicitadas informando o Tipo de acesso a Comunidade e depois a Coleção que deseja a liberação. Em caso de mais de uma Comunidade, deve ser feita uma nova solicitação.

Você pode acompanhar as suas submissões através do seu perfil no repositório seguindo o passo a passo abaixo:

Irá aparecer todos os documentos submetidos por você. Caso conste apenas o botão 'Visualizar' significa que sua submissão foi enviada corretamente. Caso conste 'Editar' significa que o documento ainda não foi depositado ou foi devolvido para correções.

Os trabalhos depositados passam por um processo de revisão/validação de metadados e checagem de integridade dos arquivos após o depósito. Certamente, o seu trabalho está no fluxo de depósitos para ser validado. A validação é realizada por bibliotecário do campus à qual o curso/usuário está vinculado. Após a validação, será enviado um e-mail informando que o trabalho está disponível no Repositório.

Sempre que uma submissão for rejeitada um e-mail é enviado ao autor do trabalho, ou ao responsável pela submissão, explicando e indicando os motivos da rejeição pelo Revisor. O processo retorna ao usuário para que seja corrigido.

Para realizar a edição e correção você deve estar logado com suas credencias no Repositório e acessar a opção MeuDSpace verificando qual documento precisa ser corrigido.

Após atender as recomendações, clique em 'Depositar'. É importante que todos os itens apontados sejam corrigidos, caso contrário, haverá uma nova rejeição da submissão.

O trabalho pode ser excluído quando se encontra em 'Submissões não concluídas'. Caso esteja em 'Seus depósitos aceitos', não será possível efetivar a exclusão, pois o registro encontra-se em trabalhos submetidos. Entre em contato com o Comitê Gestor do RI (repositorio@ifms.edu.br) e justifique o motivo para que a exclusão possa ser realizada.

É o documento preenchido pelo autor do material que concede ao IFMS uma licença não-exclusiva para arquivamento e publicação no Repositório Institucional de forma gratuita e por tempo indeterminado.

O documento para download está disponível na página inicial do Repositório na guia Sobre o RI-IFMS > Documentos úteis.

O termo de autorização deve ser preenchido, assinado e inserido no repositório em arquivo separado do trabalho. Portanto, você irá fazer o upload do trabalho e o upload do termo de autorização na mesma submissão.

Não, devido a questões de direitos autorais é indispensável que o(a) autor(a) preencha e assine o Termo de Autorização dando ciência da sua autorização. No caso dos trabalhos acadêmicos é necessário ainda a assinatura do orientador(a).

Não pode! Para disponibilizar qualquer trabalho no RI-IFMS o Termo de Autorização deve estar devidamente preenchido e assinado pelo autor. No entanto, pode haver exceções, e a publicação poderá ser efetuada mediante autorização expressa do Comitê Gestor nesses casos.

Não. É necessário emitir um documento para cada submissão de documento realizado no RI-IFMS.

Não! Para cada autor é necessário inserir um Termo de Autorização devidamente preenchido e assinado.

Sim, é preciso! O Termo de Autorização de publicação tem tanto a opção de autorizar quanto a de não autorizar a disponibilização do seu trabalho no Repositório Institucional.

É uma autorização que os autores no momento de finalizar a submissão devem conceder à instituição uma cessão não exclusiva para arquivar e tornar acessíveis os seus documentos, em formato digital no repositório. Com a medida, os autores continuam a reter todos os seus direitos de autor.

As expressões 'Acesso aberto' e 'Acesso restrito' são utilizadas para indicar se um documento está ou não disponível a qualquer pessoa.

Acesso Aberto: conhecido como Open Acess, é a viabilização online da produção científica com o objetivo de proporcionar a leitura e a obtenção de conhecimento para todos.

Acesso Restrito: refere-se à impossibilidade de disponibilização do texto completo da produção técnico-científica no RI-IFMS. Isso ocorre quando há uma solicitação de registro de patente, ou quando o documento pode vir a ser publicado como livro, capítulo de livro ou artigo, assim como documentos que possuem restrições de acesso do publicador.

Embargo: é quando o acesso ao documento completo está restrito por um período definido pelo autor(a) no termo de autorização. Sendo visíveis apenas metadados básicos como autor, título e resumo quando autorizado.

Nesse caso, o documento poderá ser submetido, porém o texto completo do documento não será disponibilizado no RI-IFMS em nenhuma hipótese. Deve-se adotar o procedimento de embargo total.

Isso ocorre porque alguns documentos, principalmente os artigos publicados em revistas científicas, não podem ter seu texto completo disponibilizado no Repositório devido às restrições de direitos autorais impostas pelos publicadores. Nos casos em que não é possível incluir o texto completo, são disponibilizados link que direcionam para o documento na página da revista ou da base de dados em que ele está disponível. Em outros casos, pode ser devido ao embargo imposto pelo próprio autor do documento no momento da submissão.

Sim, os documentos que estão disponíveis em acesso aberto no repositório podem ser utilizados como fonte de referência, desde que seja citada a fonte.

Sim. Os trabalhos defendidos em outras instituições podem ser adicionados no repositório. No entanto, somente a partir do início do vínculo do servidor com o IFMS.

Como esse artigo foi produzido como requisito para obtenção do diploma de curso ofertado no IFMS, o mesmo deverá ser submetido na coleção de Trabalho de Conclusão de Curso correspondente ao curso a qual ele pertence.

Sim. Os trabalhos produzidos e defendidos em outras instituições por servidores do IFMS devem ser depositados de acordo com a formação e nas seguintes Comunidade/Coleção:

Para Tese/Dissertação: depositar na coleção - Teses e Dissertações não Defendidas no IFMS

Para TCC Especialização/Graduação: Trabalhos de Conclusão de Curso Servidores

Não. Deve ser realizado apenas um depósito no Repositório. No ato da submissão, insira no formulário o nome dos dois autores.

Os Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC) anteriores ao ano de 2026 aprovados e em sua versão final, serão inseridos no RI-IFMS pelas respectivas unidades onde o seu curso está vinculado. Desde que, tenham sido enviados à biblioteca pelos respectivos orientadores ou coordenadores de curso.

Você pode entrar em contato com a biblioteca do seu campus, e caso não tenha preenchido o Termo de Autorização de Publicação, poderá fazê-lo de forma a autorizar a disponibilização do trabalho no RI.

O TCC não precisa ser enviado de forma impressa à Biblioteca. Basta apenas disponibilizar o documento e o termo de autorização em formato digital no RI-IFMS através do autoarquivamento.

Sim, o limite de tamanho do arquivo a ser submetido no RI-IFMS é de até 512MB, de forma a facilitar o carregamento mantendo a estabilidade de rede e largura de banda. Caso necessite subir arquivos de áudio que estejam acima desse tamanho, recomenda-se o uso de algum software para dividi-lo como o Direct WAV MP3 Splitter.

Recomenda-se realizar o depósito em formato PDF. No entanto, podem ser depositados arquivos em outros formatos como (DOC/DOCX, JPG, PNG, TIFF, MP4, AVI, MP3, WAV, XLS/XLSX, PPT/PPTX, ZIP, RAR)

Consulte a aba 'como depositar' do Repositório e acesse o Tutorial Salvar Documento em PDF-A. O formato PDF-A é um padrão ISO que possibilita a preservação a longo prazo de documentos digitais, garantindo sua reprodução independente dos sistemas operacionais e de hardware utilizados, além de atribuir confiabilidade e integridade aos documentos depositados no Repositório.

O padrão de nomenclatura estabelecido para os arquivos, segue conforme o ANEXO I da Instrução Normativa n° 04/2023 da Proen.

Alguns exemplos:

- Para Trabalho de Conclusão de Curso - nomear assim: tcc_João Silva

- Para o Termo de Autorização - nomear assim: termo_João Silva

Para diferenciar a nomenclatura do arquivo de autores homônimos acrescente mais um sobrenome. Ex.: tcc_João Silva >> tcc_João Silva Souza.

O documento arquivado no RI-IFMS não poderá ser alterado por outro que apresente qualquer mudança em seu conteúdo. Excepcionalmente, quando for necessária qualquer alteração no conteúdo de um documento arquivado, poderá ser acrescentado ao item, com a devida autorização dos responsáveis, um arquivo digital contendo uma errata, uma nova edição ou versão.